従業員が会社の秘密を持ち出すことを防ぐために -秘密保持契約は必要か
1. 従業員が在職中の場合
1-1. 秘密保持に関する社内規程等が必要か
従業員が在職中の場合は、就業規則に秘密保持に関する規定がなかったり、従業員から秘密保持に関する誓約書を取得していなかったとしても、従業員は秘密保持義務を負うと解されています。
これは、労働契約に当然に付随する義務として、従業員には、会社の業務上の秘密を保持する義務が課せられているためです。
1-2. 実務で必要になる対応
もっとも、実務的には、就業規則等の社内規程により、秘密情報の範囲を明確にする等の対応が望まれます。
第1に、従業員に対して、秘密保持義務があることを明確に認識させるためには、社内規程に明示的に規定することが望ましいためです。
第2に、何が秘密情報に該当するかは、一義的に決まるものではないという点があります。裁判例でも、秘密情報に該当するか否かは、客観的に判断されるべきとする事例があるため、社内規程により、秘密情報の範囲をある程度明確にしておくことで、将来のトラブルを防止することに資することができます。
第3に、従業員が在職中に秘密保持義務に違反した場合には、会社として懲戒処分を検討することになりますが、社内規程に規定がないと、懲戒処分をすることができないという事態に陥る可能性があるためです。
このように、従業員が在職中の場合には、社内規程により、秘密保持義務に関する規定の整備を行っておくことが重要になります。
2. 従業員が退職した場合
2-1. 秘密保持に関する社内規程等が必要か
従業員が会社を退職した後に、同業他社に転職したり、新たに同種の事業を立ち上げて、会社の秘密情報を使用することがあります。
秘密情報の内容は、多種多様ですが、例えば、顧客名簿等のマーケティング情報や、製造ノウハウ等の技術的な情報が想定されます。
従業員が退職した後に、会社の秘密情報を使用した場合には、就業規則に秘密保持に関する規定を設けているか、従業員から秘密保持に関する誓約書を取得している必要があります。つまり、在職中の違反と異なり、退職後の違反については、このような秘密保持に関する合意がない限り、そもそも、元従業員に対して損害賠償等の責任を追及することができないことになります。
これは、元従業員であっても、退職後は、職業選択の自由があるためです。在職中は、会社の業務に対する専念義務がありますが、退職後は、職業選択の自由が優先するため、違いが出てきます。
2-2. 実務で必要になる対応
次に、退職後の秘密保持について、就業規則に秘密保持に関する規定を設けているか、従業員から秘密保持に関する誓約書を取得していれば、どのような場合でも安全かというと、そうではない点に注意する必要があります。
具体的には、どのような情報でも、秘密情報として法的な保護が与えられるわけではないという点です。例えば、秘密保持契約を締結したとして、秘密情報が、「経営上、営業上及び技術上の情報全て」と定義されていたとします。このような広範な内容では、法的な保護を与えられず、裁判上、無効とされる可能性が高くなります。
裁判例では、社内規程や秘密保持契約で合意した場合でも、秘密情報として法的な保護を受けるためには、以下の条件をすべて満たしていることが必要とされています。
- 情報が秘密として管理されていること（秘密管理性）
- 有用な情報であること（有用性）
- 情報が公然と知られていないこと（非公知性）
この中で、特に注意すべきは、「秘密管理性」の点です。情報それ自体に有用性が高くても、情報の管理体制が整っていないと、「秘密管理性」の条件を満たすことができません。
この「秘密管理性」のハードルは、かなり高い程度が要求されます。例えば、情報の媒体に、単に「社外秘」等の表示をするだけでは足りず、物理的なアクセス制限が厳重にかけられていることが必要になります。例えば、紙媒体であれば、施錠付きのキャビネットに保管し、開錠する鍵が特定の者によってのみ管理されていること等が必要です。電子媒体であれば、特定の者のみが物理的にアクセスでき、データのコピー等ができないような設定になっていること等が必要です。
つまり、情報の管理体制が実際に整っていないと、結果として、秘密保持に関する合意を取り付けていたとしても、無効になってしまうということです。
3. まとめ
従業員による秘密情報の流用リスクは、どのような会社でも問題になり得る点ですが、対応方法については、慎重な検討が必要になります。具体的な対応策は、会社の業種・従業員の職位等によっても異なりますので、弁護士に相談しつつ進める必要があります。
